Warum du damit anfängst
Die Unterlagen sind der Teil des Verkaufs mit dem längsten Vorlauf und dem geringsten Ruhm. Sie kosten mehrere Wochen, sie machen keine Freude, und ohne sie kommt kein Verkauf zustande.
Der Grund liegt bei der finanzierenden Bank des Käufers. Sie gibt keine Zusage ohne Grundbuchauszug, Grundrisse, Wohnflächenberechnung und Lageplan. Ein Käufer ohne Finanzierung ist kein Käufer, und ohne deine Unterlagen bekommt er keine.
Der zweite Grund ist das Tempo. Ein Interessent, der zwei Wochen auf Unterlagen wartet, wird in dieser Zeit anderswo fündig. Wer auf eine Anfrage innerhalb einer Stunde ein vollständiges Paket schicken kann, hebt sich von fast allen anderen Anbietern ab.
Beginne deshalb hier, bevor du an Fotos oder Inserate denkst.
Was du immer brauchst
Der Grundbuchauszug, aktuell, vom Grundbuchamt beim Amtsgericht. Er zeigt Eigentümer, Grundpfandrechte und Belastungen in Abteilung II wie Wegerechte oder Wohnrechte. Interessenten und Banken fragen als Erstes danach.
Die Flurkarte oder der Auszug aus dem Liegenschaftskataster, vom Katasteramt. Sie zeigt Zuschnitt und Grenzen des Grundstücks.
Der Energieausweis, gültig und passend zum Objekt. Die Pflichtangaben daraus müssen bereits ins Inserat, und bei der Besichtigung ist er unaufgefordert vorzulegen.
Die Grundrisse mit Schnitten und Ansichten. Liegen sie dir nicht vor, sind sie in der Bauakte bei der Bauaufsichtsbehörde einsehbar.
Die Wohn- und Nutzflächenberechnung. Sie ist die Grundlage für eine der häufigsten Auseinandersetzungen nach dem Kauf, eine zu hoch angegebene Fläche kann zur Kaufpreisminderung führen.
Die Baugenehmigung und, falls vorhanden, Nachträge und Abnahmebescheinigungen. Sie belegen, dass gebaut wurde, was genehmigt war.
Die Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis. Baulasten stehen nicht im Grundbuch und werden regelmäßig übersehen, sie können die Bebaubarkeit erheblich einschränken.
Nachweise über Modernisierungen: Rechnungen für Heizung, Dach, Fenster, Elektrik, Bäder, Dämmung, jeweils mit Datum. Was du nicht belegst, wird beim Verhandeln bestritten.
Der aktuelle Grundsteuerbescheid und, bei einem Haus, die Nachweise des Schornsteinfegers und Wartungsnachweise der Heizung.
Zusätzlich bei einer Eigentumswohnung
Bei einer Wohnung ist die Gemeinschaft der Eigentümer der entscheidende Faktor, und die Unterlagen darüber sind es, an denen Käufer am genauesten hinsehen.
Die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan. Sie bestimmt, was Sondereigentum ist und was Gemeinschaftseigentum, und damit, wer welche Reparatur zahlt.
Die Gemeinschaftsordnung mit den Regeln des Zusammenlebens und den Stimmrechten.
Die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei bis fünf Jahre. Sie zeigen beschlossene und anstehende Sanierungen, Konflikte und den Zustand der Gemeinschaft. Sie werden gern zurückgehalten, und genau deshalb fragt jeder erfahrene Käufer danach.
Der Wirtschaftsplan und die letzten Jahresabrechnungen. Aus ihnen ergibt sich das Hausgeld und wie viel davon umlagefähig ist.
Der Stand der Instandhaltungsrücklage. Eine gut gefüllte Rücklage ist ein Verkaufsargument; eine leere bei anstehender Sanierung ist ein Preisargument des Käufers.
Die Beschlusssammlung der Verwaltung, in der alle geltenden Beschlüsse geführt werden.
Fehlt eine Verwaltung, weil die Gemeinschaft sich selbst verwaltet, liegen die Unterlagen bei dem Eigentümer, der die Verwaltung übernommen hat. Frag dort an und rechne mit weniger geordneten Beständen.
Diese Unterlagen bekommst du von der Hausverwaltung. Frag früh an: Verwaltungen bearbeiten solche Anfragen nach Eingang und rechnen den Aufwand teilweise ab.
Wenn die Immobilie vermietet ist
Ein bestehendes Mietverhältnis geht auf den Käufer über: Kauf bricht nicht Miete. Der Käufer tritt in den Vertrag ein, so wie er ist, und will ihn deshalb genau kennen.
Bereithalten solltest du: den Mietvertrag mit allen Nachträgen, die Nachweise über die Kaution und ihre Anlage, die letzten Betriebskostenabrechnungen, eine Aufstellung der Mieterhöhungen und, falls vorhanden, das Übergabeprotokoll vom Einzug des Mieters.
Kläre außerdem, ob dem Mieter ein Vorkaufsrecht zusteht. Bei der erstmaligen Umwandlung in Wohnungseigentum nach Überlassung an den Mieter ist das der Fall, dann muss ihm der Kaufvertrag mitgeteilt werden, und er kann eintreten.
Sag dem Mieter frühzeitig Bescheid und stimme Besichtigungen ab. Er muss sie dulden, aber in zumutbarem Rahmen und mit angemessener Ankündigung, ein Mieter, der sich übergangen fühlt, macht jeden Termin schwerer.
Wo du was bekommst – und wie lange es dauert
Fast alle Unterlagen kommen von Behörden, und fast alle brauchen länger, als man annimmt. Beantrage sie parallel, nicht nacheinander.
Grundbuchamt am Amtsgericht: Grundbuchauszug. Als Eigentümer hast du ein berechtigtes Interesse und bekommst ihn gegen eine geringe Gebühr, in vielen Ländern inzwischen auch elektronisch.
Katasteramt oder Vermessungsamt: Flurkarte, Liegenschaftskarte, gegebenenfalls Grenznachweise.
Bauaufsichtsbehörde des Kreises oder der Stadt: Einsicht in die Bauakte mit Genehmigungen, Grundrissen und Flächenberechnung. Hier ist ein Termin nötig, und die Wartezeit ist der längste Einzelposten der ganzen Beschaffung.
Bauordnungsamt: Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis.
Energieberater oder Aussteller vor Ort: der Energieausweis. Ein Verbrauchsausweis lässt sich aus drei Jahresabrechnungen erstellen, ein Bedarfsausweis erfordert eine Aufnahme des Gebäudes und dauert entsprechend länger.
Hausverwaltung: alle Unterlagen der Eigentümergemeinschaft. Rechne mit mehreren Wochen und damit, dass der Aufwand berechnet wird.
Kalkuliere für die vollständige Beschaffung mindestens vier bis sechs Wochen. Wer erst beginnt, wenn ein Interessent fragt, verliert ihn.
Notiere zu jeder Anforderung das Datum und die Stelle. Wenn nach drei Wochen etwas fehlt, weißt du, wo du nachfassen musst, und Behörden bearbeiten Nachfragen mit Aktenzeichen erfahrungsgemäß schneller.
Bei Erbschaft, Scheidung oder mehreren Eigentümern
Steht die Immobilie nicht allein in deinem Namen, brauchst du zusätzlich den Nachweis, dass du verkaufen darfst.
Bei einer Erbschaft: Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll, und die Grundbuchberichtigung. Solange die Erben nicht im Grundbuch stehen, kann nicht wirksam übertragen werden.
Bei einer Erbengemeinschaft: Der Verkauf braucht die Zustimmung aller Miterben. Kläre das, bevor du inserierst, ein Verkauf, der an einem Miterben scheitert, kostet alle Beteiligten Monate.
Bei einer Scheidung: Die Zustimmung des Miteigentümers, gegebenenfalls im Rahmen der Scheidungsfolgenvereinbarung geregelt.
Bei einer Vollmacht: Wer für jemand anderen verkauft, braucht eine notariell beglaubigte Vollmacht. Eine einfache schriftliche genügt für die Beurkundung nicht.
Wenn noch eine Finanzierung läuft
In den meisten Fällen steht im Grundbuch noch eine Grundschuld der Bank, die den Kauf seinerzeit finanziert hat. Das ist kein Hindernis, aber es will vorbereitet sein.
Kläre zuerst die Restschuld und ob eine Vorfälligkeitsentschädigung anfällt. Wer ein Darlehen vor Ablauf der Zinsbindung ablöst, zahlt der Bank in aller Regel einen Ausgleich, er kann erheblich sein und gehört in deine Kalkulation, bevor du einen Preis nennst.
Fordere von deiner Bank eine Ablösebestätigung mit dem Betrag zum voraussichtlichen Zahlungstermin an. Der Notar braucht sie, um die Abwicklung aufzusetzen.
Der übliche Weg ist, dass der Kaufpreis zunächst die Restschuld tilgt und die Bank im Gegenzug die Löschungsbewilligung erteilt. Der Notar wickelt das ab; du musst dich um die Reihenfolge nicht selbst kümmern, aber die Unterlagen rechtzeitig beibringen.
Prüfe außerdem, ob eine Grundschuld ohne Restschuld eingetragen ist, also eine längst getilgte Finanzierung, deren Eintrag nie gelöscht wurde. Käufer stolpern darüber, und die Löschung braucht Zeit.
So legst du das Paket an
Scanne alles und lege eine einzige, sauber benannte PDF-Sammlung an, geordnet nach den Abschnitten oben. Ein Ordner mit dreißig Dateien mit nichtssagenden Scan-Nummern hilft niemandem und wirkt zudem unvorbereitet.
Schwärze, was Dritte nicht angeht: Kontodaten auf Rechnungen, Namen von Mietern in Protokollen, persönliche Anmerkungen in Versammlungsprotokollen.
Halte eine kurze Zusammenfassung bereit, eine Seite mit den Eckdaten, den Modernisierungen mit Jahreszahl und den laufenden Kosten. Sie beantwortet die ersten Fragen, bevor sie gestellt werden.
Und führe eine Liste, wem du welche Unterlagen wann geschickt hast. Bei einer späteren Auseinandersetzung darüber, was offengelegt wurde, ist das der Nachweis, den du brauchst, und gerade beim Streit über einen Mangel entscheidet er darüber, ob der Käufer ihn kannte.
Was du wem zeigst
Nicht jeder Interessent bekommt alles zum ersten Kontakt. Sinnvoll ist eine Staffelung in drei Stufen.
Öffentlich im Inserat: die Eckdaten, Fotos, Grundriss und die Pflichtangaben aus dem Energieausweis. Nicht die genaue Adresse, wenn die Immobilie bewohnt ist.
Auf Anfrage nach erstem Kontakt: das vollständige Exposé, die Wohnflächenberechnung, die laufenden Kosten und bei Wohnungen die Eckdaten der Gemeinschaft. Das genügt, um zu entscheiden, ob eine Besichtigung lohnt.
Nach der Besichtigung, bei ernsthaftem Interesse: Grundbuchauszug, Bauakte, Versammlungsprotokolle, Abrechnungen, Modernisierungsnachweise. Das ist das Paket, das die Bank braucht, und es geht an jemanden, dessen Namen und Finanzierungsstand du kennst.
Diese Staffelung ist kein Zurückhalten. Sie verhindert nur, dass vollständige Unterlagensätze deiner Immobilie bei Menschen landen, die nie kaufen wollten, und aus denen später gefälschte Inserate entstehen.
Häufige Fragen
Warum brauche ich die Unterlagen so früh?
Weil die finanzierende Bank des Käufers ohne sie keine Zusage gibt, und weil Interessenten nicht warten.
Wo bekomme ich den Grundbuchauszug?
Beim Grundbuchamt am Amtsgericht. Er zeigt Eigentümer, Grundpfandrechte und Belastungen.
Was ist eine Baulast?
Eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung, die nicht im Grundbuch steht, sondern im Baulastenverzeichnis. Sie kann die Bebaubarkeit einschränken.
Welche Unterlagen sind bei einer Wohnung zusätzlich nötig?
Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Versammlungsprotokolle, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen und der Stand der Rücklage.
Muss ich Versammlungsprotokolle herausgeben?
Erfahrene Käufer verlangen sie. Wer sie von sich aus vorlegt, gewinnt Vertrauen, das sich im Preis auszahlt.
Was gilt bei einer vermieteten Immobilie?
Kauf bricht nicht Miete, der Käufer tritt in den Vertrag ein. Halte Mietvertrag, Kautionsnachweise und Abrechnungen bereit.
Was, wenn ich geerbt habe?
Du brauchst Erbschein oder notarielles Testament und die Grundbuchberichtigung. Bei einer Erbengemeinschaft müssen alle zustimmen.
Reicht eine einfache Vollmacht?
Nein. Für die Beurkundung ist eine notariell beglaubigte Vollmacht nötig.