Nicht dasselbe wie beim Mietvertrag
Ein Übergabeprotokoll kennen die meisten aus dem Mietrecht, dort schützt es die Kaution. Beim Verkauf hat es eine andere Aufgabe: Es dokumentiert den Zustand im Moment des Übergangs und trennt damit die Verantwortung.
Der entscheidende Zeitpunkt heißt im Kaufvertrag Übergang von Nutzen und Lasten. Ab ihm gehören dem Käufer die Vorteile, und die Kosten und Risiken ebenso. Wer diesen Moment nicht dokumentiert, streitet später darüber, wann ein Schaden entstanden ist.
Vorgeschrieben ist ein solches Protokoll nicht. Es ist aber der einzige Beleg dafür, in welchem Zustand du übergeben hast, und bei einem Kaufpreis in dieser Größenordnung ist das keine Formalie.
Die Übergabe erfolgt in aller Regel nach vollständigem Zahlungseingang. Übergib keine Schlüssel, bevor das Geld auf dem Konto ist; die Rückabwicklung einer vorzeitigen Übergabe ist mühsam und selten erfolgreich.
Was hineingehört
Die Eckdaten. Bezeichnung der Immobilie mit Anschrift und, bei einer Wohnung, der Nummer laut Teilungserklärung. Datum und Uhrzeit der Übergabe, Namen aller Anwesenden, Bezug auf die notarielle Urkunde mit Datum und Urkundennummer.
Die Zählerstände. Strom, Gas, Wasser kalt und warm, Wärmemenge, jeweils mit Zählernummer. Sie sind die Grundlage für die Abrechnung mit den Versorgern und für die Betriebskostenabrechnung der Gemeinschaft.
Die Schlüssel. Zahl und Art einzeln aufführen: Wohnungstür, Haustür, Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Waschküche, Garage, Tiefgaragentor, Fenstergriffe mit Schlüssel. Bei einer Schließanlage gehört vermerkt, dass es sich um eine solche handelt.
Der Zustand. Raum für Raum, mit den vorhandenen Mängeln. Nicht um sie zu beheben (beim Verkauf gilt in aller Regel ein Gewährleistungsausschluss), sondern um festzuhalten, dass sie bereits bestanden.
Die übergebenen Unterlagen. Energieausweis, Baupläne, Bedienungsanleitungen, Wartungsnachweise, bei Wohnungen Teilungserklärung, Protokolle und Abrechnungen.
Die mitverkauften beweglichen Sachen laut Kaufvertrag (Einbauküche, Markise, Gartenhaus), mit dem Vermerk, dass sie vorhanden und funktionsfähig übergeben wurden.
Die Unterschriften beider Seiten, und jede Seite bekommt ein Exemplar am selben Tag.
Was bei einer Eigentumswohnung dazukommt
Bei einer Wohnung reicht die Übergabe über die Wohnungstür hinaus, weil ein Anteil an der Gemeinschaft übergeht.
Das Kellerabteil mit seiner Nummer laut Teilungserklärung, und dem Hinweis, ob die tatsächliche Nutzung der Nummerierung entspricht. Das weicht überraschend oft voneinander ab.
Der Stellplatz oder die Garage, mit Nummer, und die zugehörigen Schlüssel oder Fernbedienungen für das Tor.
Gemeinschaftlich genutzte Räume: Waschküche, Trockenraum, Fahrradkeller: Welche Schlüssel dafür übergeben werden.
Die Hausordnung und die Kontaktdaten der Verwaltung. Der Käufer wird ab dem Übergang Mitglied der Gemeinschaft und muss wissen, an wen er sich wendet.
Das Hausgeld: bis wann du gezahlt hast und ab wann der Käufer zahlt. Melde den Eigentümerwechsel der Verwaltung schriftlich, sie erfährt ihn sonst erst über das Grundbuch, und das dauert Monate.
Ein Punkt, der regelmäßig für Streit sorgt: Die Instandhaltungsrücklage geht als Teil des Verwaltungsvermögens der Gemeinschaft auf den Käufer über und wird nicht ausgezahlt. Ob und wie sie im Kaufpreis berücksichtigt ist, regelt der Kaufvertrag, nicht das Protokoll.
Der Termin
Vereinbare die Übergabe für einen Tagestermin. Bei Kunstlicht lässt sich der Zustand nicht beurteilen, und genau darum geht es.
Nimm dir eine gute Stunde. Geht die Übergabe in zehn Minuten über die Bühne, fehlt hinterher die Hälfte der Zählerstände.
Geh gemeinsam durch alle Räume und Nebenflächen. Notiere, was auffällt, und fotografiere alles, worüber sich streiten ließe, mit Datum.
Prüfe die Funktionen: Wasser laufen lassen, Heizkörper aufdrehen, Rollläden bewegen, Lichtschalter durchgehen. Was im Sommer nicht prüfbar ist (etwa die Heizleistung), wird ausdrücklich als nicht prüfbar vermerkt.
Übergib die Schlüssel erst am Ende, nachdem beide unterschrieben haben. Und lass dir die Zahl quittieren. Falls du später noch einen Schlüssel findest, übergibst du ihn nach, und hältst das ebenfalls schriftlich fest.
Was du unmittelbar danach erledigst
Die Versorger. Melde Strom und Gas mit dem Zählerstand des Übergabetages ab und gib deine neue Adresse für die Schlussrechnung an, sonst geht sie an die verkaufte Immobilie.
Die Verwaltung. Melde den Eigentümerwechsel schriftlich, mit Datum des Übergangs von Nutzen und Lasten und den Kontaktdaten des Käufers.
Die Versicherungen. Die Wohngebäudeversicherung geht bei einem Haus kraft Gesetzes auf den Käufer über; beiden Seiten stehen Kündigungsrechte zu. Kläre das rechtzeitig, statt es dem Zufall zu überlassen. Deine Hausratversicherung meldest du an die neue Adresse um.
Die Grundsteuer. Sie läuft bis zum Übergang zu deinen Lasten; die Aufteilung im Verkaufsjahr regelt der Kaufvertrag. Der Bescheid kommt weiter an dich, bis das Grundbuch berichtigt ist, leite ihn nicht ungeprüft weiter, sondern rechne ab.
Die eigenen Unterlagen. Heb Kaufvertrag, Protokoll und Fotos auf. Für die Steuererklärung des Verkaufsjahres brauchst du sie ohnehin, die Einzelheiten stehen bei den Steuern beim Immobilienverkauf.
Was du vor dem Termin erledigst
Die Übergabe gelingt, wenn sie vorbereitet ist. Vier Dinge gehören vorher getan.
Räumen und reinigen. Geschuldet ist in aller Regel eine besenreine Übergabe, sofern der Kaufvertrag nichts anderes bestimmt. Alles, was nicht mitverkauft ist, muss raus, auch aus Keller, Dachboden und Garage. Zurückgelassener Sperrmüll wird zum Streitpunkt und im Zweifel auf deine Kosten entsorgt.
Unterlagen zusammenstellen. Energieausweis, Baupläne, Bedienungsanleitungen von Heizung und Geräten, Wartungsnachweise, Schornsteinfegerprotokolle, bei Wohnungen die Unterlagen der Gemeinschaft. Leg sie in einem Ordner bereit und liste sie im Protokoll auf.
Schlüssel sammeln. Auch die bei Nachbarn, Angehörigen oder Handwerkern liegenden. Ein fehlender Schlüssel bei einer Schließanlage ist der teuerste Einzelposten, den eine Übergabe erzeugen kann.
Zählerstände vorab notieren. Am Vortag, damit du am Termin nur noch ablesen und vergleichen musst, das beschleunigt und deckt Ablesefehler auf.
Prüfe zusätzlich, ob eine Ummeldung bei Versorgern schon vorbereitet werden kann. Viele Anbieter nehmen die Abmeldung mit künftigem Datum entgegen; dann fehlt am Ende nur noch der Zählerstand.
Zwischen Beurkundung und Übergabe
Zwischen dem Notartermin und der Schlüsselübergabe vergehen in aller Regel mehrere Wochen. Was in dieser Zeit passiert, ist wichtiger, als es aussieht.
Der Notar veranlasst zunächst die Auflassungsvormerkung im Grundbuch, sie sichert den Käufer davor, dass die Immobilie zwischenzeitlich anderweitig belastet oder verkauft wird.
Dann holt er die nötigen Erklärungen ein: die Löschungsbewilligung deiner Bank für eine eingetragene Grundschuld, gegebenenfalls die Verzichtserklärung der Gemeinde zum Vorkaufsrecht und, bei einer Wohnung, die Zustimmung der Verwaltung, falls die Teilungserklärung sie verlangt.
Erst wenn alles vorliegt, versendet er die Fälligkeitsmitteilung. Ab da hat der Käufer die im Vertrag vereinbarte Frist zur Zahlung.
Bis dahin bleibst du Eigentümer, mit allen Pflichten. Du versicherst weiter, du heizt weiter, du räumst im Winter weiter. Wer das Objekt in dieser Phase vernachlässigt, riskiert Schäden, für die er einsteht.
Wenn beim Termin etwas nicht stimmt
Weicht der Zustand von dem ab, was vereinbart war (eine mitverkaufte Küche fehlt, ein Schaden ist neu entstanden), halte es im Protokoll fest und unterschreibe nicht kommentarlos.
Verweigert eine Seite die Unterschrift, dokumentiere allein: Fotos mit Datum, eine schriftliche Aufstellung, und schicke sie der anderen Seite noch am selben Tag. Das ist schwächer als ein beidseitiges Protokoll, aber besser als nichts.
Behalte die Schlüssel nicht als Druckmittel zurück, wenn der Kaufpreis vollständig gezahlt ist. Damit verletzt du deine eigene Pflicht aus dem Kaufvertrag, und die Position verschlechtert sich.
Ist der Kaufpreis dagegen nicht vollständig eingegangen, übergibst du nicht. Das ist keine Härte, sondern die vertragliche Reihenfolge, und der Notar hat die Fälligkeit genau deshalb mitgeteilt. Bleibt die Zahlung aus, sprich zuerst mit ihm, nicht mit dem Käufer.
Drei Konstellationen mit eigenen Regeln
Die vermietete Wohnung. Hier gibt es keine Schlüsselübergabe im üblichen Sinn, der Mieter bleibt. Übergeben werden der Mietvertrag mit allen Nachträgen, die Kaution samt Nachweis über ihre Anlage und die Abrechnungsunterlagen. Informiere den Mieter schriftlich über den Eigentümerwechsel und darüber, an wen er künftig die Miete zahlt; ohne diese Mitteilung zahlt er mit befreiender Wirkung weiter an dich.
Die Übergabe vor Kaufpreiszahlung. Sie kommt vor, wenn der Käufer früher einziehen will oder Umbauten plant. Dafür braucht es eine ausdrückliche Regelung im Kaufvertrag mit Nutzungsentgelt, Gefahrübergang und Versicherungsfragen, als formlose Absprache ist sie ein erhebliches Risiko und sollte nicht ohne notarielle Regelung erfolgen.
Die Übergabe aus der Ferne. Wohnst du weit weg, kann eine bevollmächtigte Person übergeben. Sie braucht eine schriftliche Vollmacht und sollte die Immobilie kennen, eine Übergabe durch jemanden, der den Zustand nicht beurteilen kann, dokumentiert nichts.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Nein. Es ist aber der einzige Beleg für den Zustand im Moment des Übergangs.
Wann wird übergeben?
Nach vollständigem Zahlungseingang. Übergib keine Schlüssel, bevor das Geld da ist.
Was ist der Übergang von Nutzen und Lasten?
Der im Kaufvertrag bestimmte Zeitpunkt, ab dem Vorteile, Kosten und Risiken auf den Käufer übergehen.
Warum Mängel notieren, wenn die Gewährleistung ausgeschlossen ist?
Um festzuhalten, dass sie bereits bestanden, und nicht erst nach der Übergabe entstanden sind.
Was gehört bei einer Wohnung zusätzlich hinein?
Kellerabteil und Stellplatz mit Nummer, Schlüssel für Gemeinschaftsräume, Hausordnung, Verwaltungskontakt und der Stand des Hausgelds.
Bekomme ich die Instandhaltungsrücklage ausgezahlt?
Nein. Sie gehört zum Verwaltungsvermögen der Gemeinschaft. Ob sie im Kaufpreis berücksichtigt ist, regelt der Kaufvertrag.
Was mache ich mit den Zählerständen?
Damit meldest du Strom und Gas ab, und gibst deine neue Adresse für die Schlussrechnung an.
Darf ich die Schlüssel zurückhalten?
Nicht, wenn vollständig gezahlt wurde. Ist der Kaufpreis nicht eingegangen, übergibst du dagegen nicht.