Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage als PDF und Word

Das einzige Papier, das die Kaution schützt

Beim Auszug geht es um Geld, meist um drei Nettokaltmieten. Und die Frage, wer für einen Schaden aufkommt, entscheidet sich nicht am Auszugstag, sondern am Einzugstag.

Der Grund ist einfach: Was beim Einzug nicht dokumentiert wurde, gilt als bei dir entstanden. Der Kratzer im Parkett, der Fleck an der Wand, die fehlende Blende an der Küchenzeile, nichts davon lässt sich zwei Jahre später noch beweisen, wenn es nicht im Protokoll steht.

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Beide Seiten können darauf verzichten, und manche Vermieter tun das auch. Für dich ist das kein Entgegenkommen, sondern ein Risiko, bestehe darauf.

Verweigert der Vermieter ein gemeinsames Protokoll, dokumentiere allein: Fotos mit Datum, eine schriftliche Mängelliste, und schicke sie dem Vermieter noch am selben Tag per E-Mail. Das ist schwächer als ein unterschriebenes Protokoll, aber unendlich viel besser als nichts.

Was ins Wohnungsübergabeprotokoll gehört

Die Eckdaten. Anschrift und genaue Lage der Wohnung, Datum und Uhrzeit der Übergabe, Namen aller Anwesenden: Mieter, Vermieter oder Verwaltung, gegebenenfalls Zeugen.

Die Zählerstände. Strom, Gas, Wasser kalt und warm, Wärmemenge. Jeweils mit Zählernummer, damit sich der Stand später zuordnen lässt. Diese Zahlen sind die Grundlage jeder Abrechnung mit den Versorgern.

Die Schlüssel. Zahl und Art jedes einzelnen: Wohnungstür, Haustür, Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Waschküche, Garage. Für jeden fehlenden Schlüssel kann beim Auszug Ersatz verlangt werden, bei einer Schließanlage im ungünstigen Fall deren kompletter Austausch.

Die Mängelliste. Der eigentliche Kern. Jeder Mangel einzeln, mit Raum und genauer Stelle.

Der Zustand insgesamt. Renoviert oder unrenoviert übergeben? Diese Angabe entscheidet später darüber, ob eine Schönheitsreparaturklausel überhaupt wirksam ist.

Die Unterschriften. Beide Seiten, und jede Seite bekommt ein Exemplar, noch am selben Tag, nicht „wird nachgereicht“.

Wie du Mängel formulierst

Der häufigste Fehler ist die Sammelformulierung. „Einige Kratzer im Wohnzimmer“ hilft dir beim Auszug nicht, weil sich nicht mehr feststellen lässt, welche gemeint waren.

Schreibe stattdessen Raum, Stelle und Art des Mangels: „Wohnzimmer, Parkett links vom Fenster, Kratzer ca. 15 cm.“ Oder: „Bad, Fuge zwischen Wanne und Wand, Silikon an drei Stellen abgelöst und verfärbt.“

Fotografiere jeden dokumentierten Mangel und halte im Protokoll fest, dass Fotos gemacht wurden. Die Kamera speichert das Datum, das ist bei einem Streit zwei Jahre später der Unterschied zwischen Behauptung und Nachweis.

Prüfe auch, was nicht ins Auge fällt: hinter der Tür, unter dem Fensterbrett, in den Ecken hinter Einbauten, auf der Rückseite der Zimmertüren. Genau dort sitzen die Schäden, die beim Auszug auffallen.

Mit der Vorlage Raum für Raum durchgehen

Arbeite die Wohnung systematisch ab, statt dem Vermieter hinterherzugehen. In derselben Reihenfolge, in der du später das Protokoll liest, findest du deutlich mehr.

Böden: Kratzer, Dellen, gelöste Dielen, Flecken, abgelaufene Stellen. Bei Laminat auch die Fugen, aufgequollene Kanten deuten auf einen früheren Wasserschaden.

Wände und Decken: Risse, Flecken, Dübellöcher, abgelöste Tapete, Farbunterschiede. Ein frisch gestrichener Einzelfleck an einer sonst älteren Wand gehört ins Protokoll, auch wenn er zunächst wie eine Verbesserung aussieht.

Türen und Fenster: Schließen sie, sind Griffe und Beschläge vollständig, sind die Dichtungen intakt? Kratzer auf den Türblättern und an den Zargen notieren, auch auf der Rückseite.

Sanitär: Fugen, Silikon, Armaturen, WC-Sitz, Duschkopf, Spiegelschrank. Wasser laufen lassen und den Ablauf prüfen.

Küche: Wird eine Küche übernommen, jedes Gerät einzeln aufführen: Marke, Zustand, vorhandene Schäden. Ein Kühlschrank, der drei Monate später ausfällt, ist ein anderer Fall, wenn im Protokoll sein Alter steht.

Heizkörper: Vollständigkeit der Thermostate, Roststellen, ob sie warm werden. Bei einer Übergabe im Sommer lässt sich das nicht prüfen, vermerke das ausdrücklich im Protokoll.

Was du nicht unterschreibst

Der gefährlichste Satz in einem Übergabeprotokoll lautet: Die Wohnung wurde in einwandfreiem Zustand übernommen. Er steht oft vorgedruckt oben auf dem Formular und hebelt jede Mängelliste darunter aus.

Steht er dort und stimmt er nicht, streiche ihn durch, setze dein Kürzel daneben und lass den Vermieter gegenzeichnen. Eine Streichung ohne Gegenzeichnung ist später angreifbar.

Unterschreibe auch nichts, das du nicht gelesen hast, und nichts, das noch Leerfelder enthält. Ein Protokoll mit offenen Zeilen kann nachträglich ergänzt werden, und der Nachweis dagegen ist praktisch unmöglich.

Bist du unsicher, unterschreibe mit dem Zusatz „unter Vorbehalt weiterer Mängel, die sich erst bei Nutzung zeigen“. Das ist kein Misstrauen, sondern eine sachliche Klarstellung, manche Mängel treten erst auf, wenn die Heizung läuft oder die Waschmaschine angeschlossen ist.

Renoviert oder unrenoviert – warum diese eine Zeile zählt

Die Angabe zum Übergabezustand wirkt harmlos und ist einer der folgenreichsten Punkte im ganzen Protokoll.

Der Hintergrund: Eine Klausel, die dir Schönheitsreparaturen auferlegt, ist unwirksam, wenn dir die Wohnung unrenoviert übergeben wurde und du dafür keinen angemessenen Ausgleich erhalten hast. Du sollst nicht die Abnutzung deines Vormieters beseitigen müssen.

Genau deshalb ist die Zeile im Protokoll so wichtig. Steht dort „renoviert übergeben“, obwohl die Wände Spuren des Vormieters tragen, hast du selbst die Grundlage geliefert, auf der du später renovieren sollst.

Beschreibe den Zustand also konkret statt mit einem Wort. „Wände zuletzt vor dem Vormieter gestrichen, Nikotinspuren im Wohnzimmer, Dübellöcher in allen Räumen“ ist eine belastbare Angabe. „Unrenoviert“ allein ist es nur bedingt.

Und wenn tatsächlich renoviert übergeben wurde, ist auch das dein Interesse, dann hältst du fest, in welchem Zustand du übernommen hast, und musst am Ende nicht mehr zurückgeben, als du bekommen hast.

Mängel, die erst später auftauchen

Ein Protokoll schließt spätere Mängelanzeigen nicht aus. Vieles zeigt sich erst im Betrieb: eine Heizung, die nicht warm wird, ein Fenster, das bei Regen undicht ist, ein Abfluss, der bei voller Wanne nicht mitkommt.

Für solche Mängel gilt die allgemeine Regel: sofort und schriftlich anzeigen. Wer einen Mangel nicht anzeigt, verliert seine Ansprüche, und wer die Anzeige verzögert, haftet für den Folgeschaden.

Setze in der Anzeige eine angemessene Frist zur Beseitigung, bei nicht dringenden Mängeln zwei Wochen, bei Heizungsausfall im Winter deutlich kürzer. Die Rechtsfolgen bis hin zur Mietminderung setzen diese Anzeige voraus.

Wie du den Termin führst

Ein Übergabetermin dauert eine gute halbe Stunde, wenn er ordentlich läuft. Wer ihn in zehn Minuten hinter sich bringt, zahlt die gesparte Zeit beim Auszug zurück.

Leg den Termin auf den Tag. Bei Kunstlicht siehst du weder Flecken an der Decke noch Kratzer im Boden. Ein Übergabetermin um neunzehn Uhr im Winter ist für dich der schlechteste denkbare Zeitpunkt.

Nimm jemanden mit. Ein zweites Paar Augen findet mehr, und im Streitfall gibt es einen Zeugen. Trage die Person mit Namen ins Protokoll ein.

Lass dir Zeit. Der Vermieter hat oft einen Anschlusstermin und drängt. Das ist sein Problem, nicht deins, ein unvollständiges Protokoll bleibt Jahre bestehen.

Nimm die Wohnung in Betrieb. Wasser laufen lassen, Fenster öffnen und schließen, Lichtschalter durchgehen, Heizkörper aufdrehen. Vieles zeigt sich erst dabei, und einiges lässt sich nur so überhaupt feststellen.

Prüfe das Protokoll, bevor du unterschreibst. Steht alles drin, was ihr besprochen habt? Ein Mangel, über den ihr geredet habt, der aber nicht im Papier steht, existiert später nicht.

Das Protokoll beim Auszug

Beim Auszug wird das Verfahren gespiegelt, und das Wohnungsübergabeprotokoll vom Einzug ist die Vergleichsgrundlage. Bring es mit, zusammen mit den Fotos.

Die Abgrenzung, um die dann gestritten wird, ist die zwischen vertragsgemäßer Abnutzung und Schaden. Abgelaufene Stellen im Teppich, matte Stellen im Parkett vor der Couch, Dübellöcher in üblicher Zahl sind Abnutzung und gehen nicht zu deinen Lasten. Ein Brandloch, ein Sprung in der Fliese, eine zerkratzte Tür sind Schäden.

Für die Kaution gilt: Der Vermieter darf sie nicht unbegrenzt einbehalten. Ein Teil kann bis zur nächsten Betriebskostenabrechnung zurückgehalten werden; der Rest ist nach angemessener Prüffrist auszuzahlen. Wie das läuft, steht bei der Kaution.

Notiere auch beim Auszug die Zählerstände und lass sie gegenzeichnen. Sie sind die Grundlage der Schlussabrechnung mit Strom- und Gasversorger, und ohne sie schätzt der Versorger, meist nicht zu deinen Gunsten.

Wohin damit – Papier oder PDF

Das Wohnungsübergabeprotokoll gehört zu den Mietunterlagen, die du über die gesamte Mietzeit aufbewahrst, zusammen mit dem Mietvertrag, den Nebenkostenabrechnungen und, falls vorhanden, der Zustimmung zur Tierhaltung.

Lege dir zusätzlich eine digitale Kopie an und speichere die Fotos an einem Ort, den du in Jahren noch findest. Bilder, die nur auf einem alten Telefon liegen, sind praktisch verloren.

Bei einem Eigentümerwechsel wird das Protokoll besonders wichtig. Der neue Eigentümer tritt in den bestehenden Mietvertrag ein, kennt aber den Zustand bei deinem Einzug nicht, dein Exemplar ist dann die einzige Quelle.

Häufige Fragen