Die Abrechnung kommt im Oktober, die Nachzahlung beträgt 412 Euro, und die erste Reaktion ist Überweisen, damit Ruhe ist. Warte damit. Mietervereine schätzen seit Jahren, dass etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, meist zugunsten des Vermieters. Die Fehler sind selten Betrug, sondern Flüchtigkeit: falscher Schlüssel, nicht umlagefähige Posten, vergessene Vorauszahlungen. Du findest sie mit einem Textmarker und einer halben Stunde.
Dieser Beitrag führt dich durch die Prüfung in fünf Schritten. Was du beim Einzug für die spätere Abrechnung schon richtig machen kannst, etwa die Zählerstände beim Ummelden festzuhalten, steht in unserem Ratgeber zum Einwohnermeldeamt. Hier geht es um die Abrechnung, die schon auf dem Tisch liegt.
Schritt 1: Frist und Zeitraum
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026. Kommt sie später, darf er keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben musst du trotzdem bekommen. Prüfe außerdem, ob der Zeitraum genau zwölf Monate umfasst und ob er zu deinem Mietvertrag passt. Wer im Juli eingezogen ist, zahlt nur für sechs Monate, und die Abrechnung muss das ausweisen.
Schritt 2: Welche Posten überhaupt umgelegt werden dürfen
Umlagefähig sind nur die Kostenarten der Betriebskostenverordnung: Heizung, Wasser, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Aufzug, Versicherungen, Hausmeister, Allgemeinstrom und einige mehr, und nur, wenn der Mietvertrag sie dir überträgt. Nicht umlagefähig sind Reparaturen, Verwaltungskosten, Bankgebühren, Rücklagen und die Kosten für den leeren Nachbarkeller. Das Fachportal Haufe führt eine laufend aktualisierte Übersicht der Rechtsprechung zu einzelnen Posten, vom Hausmeister, der auch repariert, bis zur Dachrinnenreinigung. Wenn dir ein Posten unbekannt ist, suche ihn dort, bevor du ihn akzeptierst.
Schritt 3: Der Verteilerschlüssel
- Wohnfläche: Der Standard, wenn der Vertrag nichts anderes sagt. Prüfe, ob deine Quadratmeter stimmen und ob die Gesamtfläche des Hauses plausibel ist.
- Personenzahl: Nur zulässig, wenn vereinbart, und fehleranfällig, weil Ein- und Auszüge nachgeführt werden müssen.
- Verbrauch: Heizung und Warmwasser müssen zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche.
- Leerstand: Leere Wohnungen trägt der Vermieter. Die Gesamtfläche darf nicht um den Leerstand gekürzt werden.
Schritt 4: Vorauszahlungen und Rechenweg
Zähle deine tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen aus den Kontoauszügen zusammen und vergleiche sie mit dem Betrag in der Abrechnung. Fehlende Monate sind der häufigste Rechenfehler überhaupt, vor allem nach einer Mieterhöhung mitten im Jahr. Rechne außerdem die Umlage für zwei oder drei Posten selbst nach: Gesamtkosten geteilt durch Gesamtfläche mal deine Fläche. Weicht das Ergebnis ab, ist meist der Schlüssel falsch angewandt.
Schritt 5: Belege einsehen und Widerspruch
Du hast das Recht, die Originalrechnungen einzusehen, beim Vermieter oder bei der Verwaltung, und bei weiter Entfernung Kopien zu verlangen. Widersprechen musst du innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung, schriftlich und mit Begründung. Der NDR hat in seinem Ratgeberformat auf ndr.de Fälle gezeigt, in denen die Belegeinsicht Posten offenlegte, die in der Abrechnung unter Sammelbegriffen versteckt waren, etwa eine Dachreparatur unter „Sonstiges“. Lass dich von Sammelposten nicht abspeisen.
Fazit: Prüfen kostet eine halbe Stunde, Nachzahlen nicht
Frist, Posten, Schlüssel, Vorauszahlungen, Belege: Wer die fünf Punkte durchgeht, findet die meisten Fehler ohne Anwalt. Zahl die Nachforderung erst, wenn du sie verstanden hast, und widersprich schriftlich, wenn nicht. Die 412 Euro aus dem Beispiel waren nach der Prüfung übrigens 180. Der Rest war ein nicht umlagefähiger Posten und ein vergessener Monat Vorauszahlung.